Kelionės lapai

Kelionės lapuose vedama kuro apskaita, skaičiuojami dienpinigiai, apskaitomos visos kelionės metu patirtos vairuotojų išlaidos (kuro pirkimas, mokėjimai už kelius, stovėjimo aikšteles ir t.t.).

Kelionės lapų vedimo pagrindiniai žingsniai:

• kelionės lapo formavimas,
• maršruto suvedimas,
• automobilio ir priekabų parinkimas,
• vairuotojų parinkimas,
• vairuotojų darbų fiksavimas,
• vairuotojų atskaitomybės pildymas,
• sunaudoto kuro, dienpinigių, atlyginimo paskaičiavimas,
• kelionės lapo sutikrinimas ir perkėlimas.

Pagal įmonės poreikius gali būti vedama tik dalis čia išvardintos informacijos.

1. Kelionės lapo formavimas.

Kelionės lapų sąraše kuriamas naujas kelionės lapas (vėliau gali būti kopijuojamas nuo prieš tai buvusio).

Lauke "Operacijos data" nurodoma data, kuria informacija bus perkelta į Didžiąją knygą.

Įvedamas kelionės pradžios ir pabaigos laikas - planuojamas (jeigu bus naudojamas analizei) ir realus.

Nurodomas padalinys, kuriam atiteks visos kelionės lapo sąnaudos.

Įrašomas papildomo krovinio svoris tonomis. Pagrindinis krovinys bus aprašytas transporto važtaraštyje. Jei automobilio kortelėje bus užpildytas kuro normos laukas "Priedas už 100t/km" , tai nuo pervežamo krovinio svorio ir pravažiuoto atstumo bus paskaičiuota papildoma kuro norma.

Kiti laukai pildomi pagal poreikį.

2. Nuvažiuoto maršruto suvedimas.

Visas kelionės lapo maršrutas skaidomas į atkarpas, kuriose įvyko kažkokie pasikeitimai: pasikeitė vairuotojas ar krovinys, šalis, dienpinigių norma ir pan. Kiekviena tokia atkarpa vedama atskira eilute.

Tam, kad būtų galima suvesti kelionės lapo maršrutą, vietovių sąraše turi būti suvesti visi maršruto taškai (vietovės). Jei skaičiuojami dienpinigiai, tai prie tos vietovės reikia aprašyti dienpinigių normą.

Skirtuke "Maršrutas" kuriamas naujas įrašas. Pirmame įraše nurodoma tik maršruto pradžia. Į tolesnio įrašo pradžios tašką visada įkrenta prieš tai buvusio įrašo pabaigos taškas. Tada įvedamas pabaigos taškas ir atkarpos ilgis kilometrais.

Laikas vedamas pagal poreikį. Jeigu toje atkarpoje bus skaičiuojami dienpinigiai, tai svarbu įvesti realų laiką, - tada programoje matysis kelionės dienų skaičius. Nepildant laiko, dienų skaičių galima įvesti ranka. Dienpinigių dienos norma automatiškai įkrenta iš vietovių aprašymo (pabaigos taško).

Jei automobilis toje maršruto atkarpoje veža papildomą krovinį, lauke "Pap.svoris" nurodomas krovinio svoris tonomis. Tai ypač svarbu, jei automobiliui priklauso kuro normos priedas už 100t/km.

3. Automobilio ir priekabų parinkimas.

Paspaudus mygtuką "Automobiliai", aprašomas kelionės lapo automobilis ir priekabos.

Pasirenkamas automobilis. Jeigu jis važiavo visą maršrutą, tai laukai "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nekeičiami. Jei važiavo tik dalį, čia nurodomas maršrutas, kurį pravažiavo.

Lauke "Spidometras" suvedami spidometro parodymai (nebūtini). Automobiliui pildant ne pirmą kelionės lapą, laukas "Išvyko" užsipildo automatiškai iš praeito kelionės lapo lauko "Atvyko".

Lauke "Viso" automatiškai pasiskaičiuoja spidometro parodymų skirtumas.

Išsaugojus įrašą arba paspaudus mygtuką "Naujas" , įkrenta kuras, kuris buvo aprašytas automobilio kortelėje, bei ten aprašytos kuro sunaudojimo sąskaitos.

Automobiliui vedant pirmą kelionės lapą, reikia užpildyti lauką "Išvyko" ,vėliau jis užsipildo automatiškai prieš tai buvusio kelionės lapo reikšme iš lauko "Atvyko" .

Jeigu aprašoma priekaba, tai tipas pakeičiamas į "Priekaba". Visa kita aprašoma analogiškai.

4. Vairuotojų parinkimas.

Paspaudus mygtuką "Vairuotojai", aprašomi visi kelionėje važiavę vairuotojai.

Jie parenkami iš menedžerių sąrašo.

Laukuose "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nurodoma vairuotojo pravažiuoto maršruto pradžia ir pabaiga. Jei vairuotojas važiuoja visą maršrutą, tai šių laukų reikšmės lieka "Pr.taškas" ir "Pb.taškas".

Jei vairuotojas važiavo kelias skirtingas atkarpas, jam įvedami keli įrašai.

Analogiškai aprašoma visų vairuotojų informacija.

5. Vairuotojų darbų fiksavimas.

Kelionės lape darbai aprašomi tuo atveju, kai automobilio kuro norma skaičiuojama ne nuo pravažiuoto atstumo, o nuo laiko, arba kai vairuotojui skaičiuojamas užmokestis pagal darbuose aprašytus įkainius.

Paspaudus mygtuką „Darbai“ , iš kodų sąrašo pasirenkamas darbo kodas.

Nurodomos kelionės lapo maršruto pradinė ir galinė atkarpos, kuriose atliekamas pasirinktas darbas, užpildomi kiti reikalingi laukai.

6. Vairuotojų atskaitomybės pildymas.

Vairuotojo atskaitomybė apima išmokas vairuotojui ir paties vairuotojo atliktus pirkimus bei mokėjimus, pvz.: vairuotojui išmokamas avansas, jis perka kurą, detales, moka mokesčius už kelius, viešbutį ir pan. Vėliau ši informacija atsispindi vairuotojo avansinėje apyskaitoje.

Paspaudus mygtuką "Vairuotojo atskaitomybė", suvedamos visos vairuotojo operacijos.

Iš kelionės lape dalyvaujančių vairuotojų sąrašo parenkamas vairuotojas ir automobilis.

"Tipas" gali būti "Kuras", "Kodas", "Dienpinigiai", "Prekė".

Reikšmė "Kuras" pasirenkama, kai arba perkamas, arba iš padalinio likučių įsipilamas kuras. Kuras yra ta prekė, kuri aprašyta automobilio kortelėje.

Jeigu lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš sąskaitos", reiškia, kad vairuotojas pats perka kurą. Įvedamas kuro kiekis, suma ir PVM. Automatiškai įkrenta vairuotojo sąskaita iš menedžerio aprašymo. Jeigu vairuotojas už kurą moka ne iš savo sąskaitos ir reikia užfiksuoti skolą tiekėjui, tai tiekėjo kodas įvedamas lauke "Klientas".

Jeigu lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš padalinio", tai reikia nurodyti tik kuro kiekį. Jis bus nurašytas iš pasirinkto padalinio likučių.

Reikšmė "Prekė" pasirenkama, kai arba perkama, arba iš padalinio likučių nurašoma kitokia prekė, ne kuras. Toliau viskas analogiškai kaip ir kuro atveju, tik, skirtingai nei kuras, prekė iškart nusirašo.

Reikšmė "Kodas" pasirenkama, kai pervedama tam tikra suma vairuotojui arba kai vairuotojas perka paslaugas.

Įrašai su reikšme "Dienpinigiai" susiformuos automatiškai, paskaičiavus dienpinigius.

Vairuotojo atskaitomybės operacijos gali būti atliekamos įvairiomis valiutomis. Jeigu naudojama ne bazinė valiuta, tai jos kursas parenkamas pagal operacijoje nurodytą dokumento datą.

Pr.taškas -Pb.taškas - nurodo, kurioje maršruto atkarpoje buvo atlikta operacija.

7. Sunaudoto kuro, dienpinigių, atlyginimo paskaičiavimas.

Baigus vesti kelionės lapą atliekami skaičiavimai: sunaudoto kuro, dienpinigių, darbo užmokesčio.

Skaičiavimai atliekami paspaudus mygtuką "Perskaičiavimas".

Uždėjus požymį "Kuro likutį bake", kuro sunaudota gausis tiksliai tiek, kiek priklauso pagal normą, todėl bus pakoreguotas kuro likutis.

Vairuotojų atskaitomybėje susigeneruoja operacijos su paskaičiuotais dienpinigiais.

Bendra dienpinigių suma ir paskaičiuotas atlyginimas atsiranda prie vairuotojo aprašymo:

8. Kelionės lapo sutikrinimas ir perkėlimas.

Baigus viską vesti, kelionės lapo tipas keičiamas į "Baigtas", ir jis perkeliamas. Nusirašo sunaudotas kuras, susiformuoja Didžiosios knygos operacija.