Normatyvinė informacija

Kiekvieno uždavinio sprendimui CRM modulyje galima apsirašyti projektą.

Tai gali būti didelis bendras uždavinys, kurio sprendime (operacijose) vėliau bus parenkami įvairūs klientai, menedžeriai ir t.t.

Tai gali būti daug siauresnis uždavinys, kuriame jau iškart nurodomas klientas, kuriam tas projektas bus atliekamas, kitos su tuo projektu susijusios konkrečios detalės: prekės, paslaugos, padaliniai, galbūt, įvardijama jo kaina.

Kas bus projektas, priklauso nuo kuriamo konkretaus CRM modelio. Reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad pagal projektą bus nesunku atsifiltruoti visas su juo susijusias operacijas.

Spaudžiamas mygtukas "Naujas" ir aprašomas naujas projektas.

Projekto aprašyme nei vienas laukas, išskyrus projekto kodą, nėra privalomas.

Visi šie laukai pildomi arba ne, priklausomai nuo įmonėje kuriamo CRM modelio.

Jeigu pildomi, tai jų reikšmės arba pasirenkamos iš atitinkamų sąrašų (menedžerių, klientų, asmenų) arba įvedamos laisvai (atsakingas asmuo ir aprašymo laukai).

Projektų vykdymui sukuriamos užduotys. Užduotys gali būti visiškai atskiros arba susijusios viena su kita, t.y. įvykdžius vieną užduotį automatiškai iššaukiama konkreti kita arba atsiranda pasirinkimas iš kelių užduočių.

Jeigu užduotis priklauso konkrečiam projektui, tai projekto lauke nurodoma, kokiam projektui ji priklauso.

Užduotys gali būti visiškai laisvos, nepriklausyti jokiam konkrečiam projektui. Tada projekto laukas nepildomas.

Jeigu iškart užduotis skirta konkrečiam menedžeriui arba susijusi su konkrečiu klientu ar asmeniu, jų kodai nurodomi užduoties aprašyme. CRM operacijose bus galima tuos kodus pakeisti arba įvesti visai naujus.

Užduočių grupavimui naudojami logistikos kodai.

Pastabų lauke gali būti patalpintas detalus užduoties aprašymas.

CRM operacijose bus fiksuojama, kokią užduotį reikia atlikti, ir įvedama operacijos data. Pagal tai automatiškai bus paskaičiuojama planuojama operacijoje nurodytos užduoties pradžios data ir pabaigos data. Tam užduoties aprašyme reikia užpildyti laukus:

"Planuojama pradžia po" – pagal tai bus paskaičiuojama planuojama užduoties vykdymo pradžia. Nurodytas dienų skaičius pridedamas prie operacijos datos. Nenurodžius (kai reikšmė 0) užduoties planuojama pradžia sutaps su operacijos data.

"Vykdymo dienų skaičius" - pagal tai paskaičiuojama, kada planuojama užduotį užbaigti. Nurodytas dienų skaičius pridedamas prie planuojamos užduoties pradžios datos.

Įvykdymo pradžios ir pabaigos datos užsifiksuos operacijos perkėlimo metu.

CRM operacijose bus galima atsifiltruoti užduotis, kurias būtinai reikia atlikti konkrečią dieną, stebėti ar užduotis buvo vykdoma tokiais terminais kaip suplanuota, kokie vėlavimai.

"Momentinis užduoties vykdymas" – kiekviena užduotis, priklausomai nuo jos specifikos, gali būti įvykdyta iškart, kai užtenka vieno veiksmo (pvz.: skambutis telefonu, laiško išsiuntimas) arba tęstis laike, kada galutiniam įvykdymui reikalingi keli veiksmai (pvz.: sutarties derinimas, užsakymo suformavimas ir išsiuntimas).

Požymis "v“- "Momentinis užduoties vykdymas" uždedamas tuo atveju, kai užduotis įvykdoma vienu veiksmu.

Perkėlus CRM operaciją su tokia užduotimi, ji iškart pasidarys perkelta (P), t.y. užbaigta.

Priešingu atveju, po pirmo perkėlimo CRM operacija pasidaro tik koreguota (K), t.y. tik fiksuojama užduoties vykdymo pradžia. Užbaigta (P) pasidaro po antro perkėlimo.

"Formulė prieš patvirtinimą" - tai formulė, kuri bus vykdoma prieš kiekvieną operacijos perkėlimą. Kas bus užprogramuota šioje formulėje ir ar išvis ji bus naudojama, priklauso nuo CRM modelio.

Jeigu formulė grąžins klaidą, operacija nebus perkeliama.

Todėl, jeigu prieš patvirtinant CRM operaciją reikia atlikti kažkokius testavimus, kontrolę, tikrinimą, tai šios funkcijos būtinai turi būti užprogramuotos formulėje prieš patvirtinimą.

Pvz.: formulėje gali būti užprogramuota, kad prieš pirmą perkėlimą reikia atlikti tam tikrus testavimus ir, jei jie negrąžina klaidos, tada suformuoti siuntimui reikalingą dokumentą, o prieš antrą perkėlimą – patikrinti, ar yra suformuotas reikalingas dokumentas, ir, jei taip – jį išsiųsti.

Abiem atvejais, jei patikrinimas grąžins klaidą, tolesni veiksmai nebus vykdomi, t.y. operacija nebus perkeliama.

Formulė po patvirtinimo – tai formulė, kuri bus vykdoma po kiekvieno operacijos perkėlimo. Kas bus užprogramuota šioje formulėje ir ar išvis ji bus naudojama, priklauso nuo CRM modelio.

Tiek projekte, tiek užduotyje yra 4 tekstiniai aprašymo laukai ir 4 skaitmeniniai laukai. Jie gali būti naudojami arba ne, priklausomai nuo CRM modelio.

Jeigu tie patys laukai yra užpildyti ir projekte, ir užduotyje, tai į CRM operaciją automatiškai įkris laukai iš užduoties (turi aukštesnį prioritetą). Jeigu užduotyje neužpildyta, o užpildyta projekte – tada įkris iš projekto.

CRM operacijoje nurodytos užduoties įvykdymas gali automatiškai sugeneruoti kitą CRM operaciją su kita užduotimi.

Užduočių aprašyme lange „Kitos užduotys“ išvardinama kokios tai gali būti užduotys. Gali būti visada viena konkreti užduotis arba užduočių sąrašas, iš kurių pats vartotojas pasirinks reikiamą.

Pvz. pardavimas gali būti baigtas sutarties sudarymu, atsisakant sutarties arba įvykusio pardavimo fakto užfiksavimu. Visi šie galimi variantai atsiras CRM operacijos viduje, o vartotojas, prieš perkeldamas CRM operaciją, galės pasirinkti konkrečiam atvejui reikalingą užduotį.

Čia išvardintos užduotys gali būti parenkamos iš jau aprašyto užduočių sąrašo arba tiesiog laisvai aprašomos.

Jeigu naujai sugeneruotos CRM operacijos laukus reikia užpildyti nestandartiškai arba, jeigu tam tikrų laukų reikšmes iš esamos CRM operacijos reikia perkelti į naujai sugeneruotą CRM operaciją, visa tai turi būti užprogramuota esamos užduoties formulėje po patvirtinimo.