MGAMA - priėmimo į darbą procesas
Priėmimo į darbą procesas:
- Rivile GAMA programoje įveda priėmimo operacija, pagal šabloną sugeneruojama WORD priėmimo sutartis, kurią personalo darbuotojas, priklausomai nuo specifikos, dar gali pakoreguoti.
- Word dokumentas konvertuojamas į PDF ir atiduodamas Mark Sign elektroniniam pasirašymui. Pasirašymo nuorodą vadovas gauna per MGAMA, darbuotojas - tiesiai iš Mark Sign.
- Po vadovo ir darbuotojo pasirašymo dokumentas automatiškai atsisiunčiamas su visais parašais ir prisegamas prie priėmimo operacijos.
- Jeigu dokumentas nebuvo siunčiamas pasirašymui elektroniniu parašu, tai nuskenuotą ranka pasirašytą dokumentą personalo darbuotojas prisega prie operacijos.
- Siunčiama informacija IT administratoriui, kad sukurtų leidimus prie reikiamų sistemų ir darbinį el. pašto adresą.
- Darbuotojas aprašomas kaip MGAMA vartotojas, personalo kortelėje atliekamas vartotojo priskyrimas.
- Per MGAMA aplikaciją darbuotojas gauna susipažinimui skirtus dokumentus.
Standartiškai siūloma tvirtinimo seka:
- Naujas dokumentas - patvirtinama iš Rivile GAMA programos. Vartotojai, kurie gali patvirtinti pradinę būseną, nurodomi paspaudus
Vartotojų leidimai. Paprastai visi vartotojai, kurie tvirtina iš Rivile GAMA pusės, yra su Rivile GAMA personalo moduliu dirbantys darbuotojai. - Sugeneruota sutartis - tvirtinama iš Rivile GAMA programos, vartotojai nurodomi paspaudusVartotojų leidimai. Būsenos patvirtinimo metu atsiranda paklausimas "Ar sutartis bus pasirašoma el. parašu?" Atsakius "Ne" ir, jeigu sutartis jau pasirašyta paprastu parašu bei galutinis pdf failas prisegtas prie operacijos, toliau informacija siunčiama IT administratoriui.
- Pasirašo vadovas - tvirtinimui paruoštą dokumentą vadovas gauna ir patvirtina per MGAMA. Iš MGAMA jis tiesiogiai jungiasi į Mark Sign pasirašymui el. parašu. Jeigu vadovas dokumentą atmeta, procesas toliau nebetęsiamas. Vadovas nurodomas paspaudusVartotojų leidimai.
- Pasirašo darbuotojas - darbuotojas elektroniniu paštu informuojamas apie Mark Sign sistemoje pasirašymui skirtą dokumentą. Gavus informaciją, kad darbuotojas pasirašė dokumentą, būsena patvirtinama per Rivile GAMA. Vartotojai nurodomi paspaudusVartotojų leidimai.
- Informacija IT administratoriui - tvirtinama per MGAMA. IT administratorius nurodomas paspaudusVartotojų leidimai.
- Sukuriamas MGAMA vartotojas - tvirtinama iš Rivile GAMA programos, vartotojai nurodomi paspaudusVartotojų leidimai.
- Dokumentai susipažinimui - tvirtinama iš Rivile GAMA programos, vartotojai nurodomi paspaudusVartotojų leidimai.
Aprašymas
- personalo operacijų sąraše aprašomos būsenos su priėmimo operacijų tvirtinimo seka Personalo operacijų (tipas "Priėmimas į etatą") būsenų aprašymas ,
- būsenoms suteikiami leidimai - kurie vartotojai turi tvirtinti kiekvieną būseną,
- DVS operacijų sąraše aprašomos būsenos su dokumentų tvirtinimo seka DVS operacijų (tipas "Taisyklės") būsenų aprašymas ,
- DVS operacijų sąraše sukuriamos ir patvirtinamos DVS operacijos su naujiems darbuotojams susipažinimui skirtais dokumentais:
Priėmimo operacijos įvedimas
Servisas -> Personalas -> Personalo operacijos
Įvedama nauja priėmimo operacija. Plačiau apie priėmimo operacijas aprašyta Darbuotojo priėmimas personale.
Darbuotojo personalo kortelėje turi būti nurodytas jo asmeninis el. pašto adresas, kuriuo jam bus išsiunčiamas pranešimas pasirašyti darbo sutartį.
Operacija išsaugoma, pažymima "v" ir paspaudžiamas mygtukas "Būsenos patvirtinimas".
Susiformuoja darbo sutarties WORD dokumentas, kurį galima atsidaryti, peržiūrėti ir, esant reikalui, pakoreguoti.
Sugeneruota sutartis
Jeigu darbo sutarties WORD dokumentas pilnai sutvarkytas, patvirtinama būsena "Sugeneruota sutartis".
Jeigu tai daroma pirmą kartą, automatiškai susikuria parametras "Mark Sign API raktas" (MARKSIGN_API) ir atsiranda pranešimas "Neužpildytas MARKSIGN_API" parametras.
Servisas-> Administravimas ->Parametrai
Surandamas parametras MARKSIGN_API ir jame įvedamas Mark Sign API raktas.
Būsenos patvirtinimo metu atsiranda paklausimas "Ar sutartis bus pasirašoma el. parašu?"
Atsakius "Taip", vadovas ir darbuotojas gauna pranešimus apie galimybę pasirašyti sutartį elektroniniu parašu.
Atsakius "Ne", klausiama "Ar sutartis jau pasirašyta?"
Jeigu dokumentas nebuvo siunčiamas pasirašymui elektroniniu parašu, tai nuskenuotą ranka pasirašytą dokumentą personalo darbuotojas prisega prie operacijos. Jei toks dokumentas prisegtas, atsakoma "Taip" , ir susikuria būsena "Informacija IT administratoriui".
Pasirašo vadovas
Vadovas elektroniniu paštu informuojamas apie patvirtinimui atsiųstą naują dokumentą.
Vadovas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir sąraše "Tvirtinimai" mato pasirašymui el. parašu pateiktą darbo sutartį
Jeigu vadovas dokumentą atmeta, spaudžia mygtuką "Atmesti" ir nurodo atmetimo priežastį. Jeigu dokumentas buvo atmestas, toliau jokios operacijos nebesiformuoja.
Jeigu dokumentą tvirtina, tai pirmiausia jį pasirašo el. parašu.
Paspaudus "Pasirašyti el. parašu", atsidaro prisijungimo prie Mark Sign langas. Pasirinkus prisijungimo būdą atliekama pasirašymo el. parašu procedūra:
Dokumentą pasirašius el. parašu, paspaudžiamas mygtukas "Pasirašyta".
Personalo operacijos būsena pasikeičia į "Pasirašo darbuotojas".
Pasirašo darbuotojas
Darbuotojas personalo kortelėje nurodytu elektroniniu paštu informuojamas apie pasirašymui atsiųstą naują dokumentą.
Darbuotojas paspaudžia "Pasirašyti" ir, prisijungęs į Mark Sign, pasirašo dokumentą.
Įmonės el. paštu gaunama informacija apie pasirašytą dokumentą. Gavus šią informaciją, priėmimo operacija pažymima "v" ir paspaudžiamas mygtukas "Būsenos patvirtinimas". Tai atlieka personalo darbuotojas, kuriam suteikta teisė tvirtinti būseną "Pasirašo darbuotojas".
Prie operacijos automatiškai prisisega el. parašais pasirašytas PDF dokumentas.
Informacija IT administratoriui
IT administratorius elektroniniu paštu informuojamas apie jam atsiųstą naują dokumentą.
IT administratorius savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir sąraše "Tvirtinimai" mato pranešimą apie priimamą naują darbuotoją.
Lauke "Pastaba" parašyta kokius veiksmus turi atlikti IT administratorius, pvz., "Komentare nurodyti sukurto el. pašto adresą".
Norint IT administratoriui perduoti kitokį pranešimą, koreguojama būsenos aprašyme nurodyta programa.
IT administratorius naujam darbuotojui sukuria el. pašto adresą ir atlieka kitus veiksmus, reikalingus priimant naują darbuotoją.
IT administratorius komentaro lauke įrašo darbuotojui sukurto el. pašto adresą ir paspaudžia mygtuką "Atlikta".
Personalo kortelėje įvestas asmenis el. pašto adresas automatiškai pasikeičia į IT administratoriaus sukurtą el. pašto adresą.
Galima aprašyti būsenos parametrus taip, kad toks automatinis pasikeitimas neįvyktų , o IT administratoriaus sukurtas el. pašto adresas atsirastų pastabų ar kuriame nors kitame lauke.
Sukuriamas MGAMA vartotojas
Personalo kortelėje priskiriamas MGAMA vartotojas: MGAMA vartotojų kūrimas ir patvirtinama būsena. Tai atlieka tokias teises turintis personalo darbuotojas.
Dokumentai susipažinimui
DVS operacijų sąraše iš anksto aprašomi ir išsaugomi dokumentai, kurie bus siunčiami susipažinimui visiems naujiems darbuotojams.
Personalo darbuotojas patvirtina būseną "Dokumentai susipažinimui", ir darbuotojas elektroniniu paštu informuojamas apie susipažinimui atsiųstus dokumentus.
Darbuotojas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir tvirtinimų sąraše randa susipažinimui paruoštus dokumentus:
juos atidaro, perskaito ir patvirtina apie tai, paspausdamas mygtuką "Susipažinau":
