MGAMA - komandiruočių prašymų teikimas ir tvirtinimas
Standartiškai siūloma tvirtinimo seka:
- Naujas prašymas - prašymą darbuotojas pateikia per MGAMA.
- Tvirtina tiesioginis vadovas - tvirtinama per MGAMA, tiesioginis vadovas nurodomas etato padalinyje aprašyme.
- Darbuotojas informuojamas apie tiesioginio vadovo sprendimą.
MGAMA vartotojai būtinai nurodomi personalo kortelėse.
Aprašymas
- personalo operacijų sąraše aprašomos būsenos su komandiruočių tvirtinimo seka Personalo operacijų (tipas "Komandiruotės") būsenų aprašymas ,
- būsenoms suteikiami leidimai - kurie vartotojai turi tvirtinti kiekvieną būseną,
- aprašomas parametras MGAMA_KO_TIP - "MGAMA Komandiruočių tipai ",
Servisas -> Administravimas -> Parametrai
Jame nurodomi algos klasifikatoriai, kurie bus rodomi MGAMA formoje pateikiant komandiruočių prašymą. Išvardinami algos klasifikatorių kodai, atskiriant juos kableliu.
Lauke "Pastabos" įrašytas tekstas rodomas atostogų prašymo formoje. Šis tekstas matomas (bet nekoreguojamas) ir prašymo pateikėjui, ir tvirtinančiajam.
Plačiau apie algos klasifikatorius aprašyta Algos klasifikatorius.
MGAMA aplikacijoje komandiruočių prašymai matomi atskirame meniu punkte.
Jeigu vartotojui neaprašytas parametras MGAMA_KO_TIP, jis MGAMA portale negalės pateikti komandiruočių prašymų.
Jeigu parametrui MGAMA_KO_TIP priskirta reikšmė "-", tai vartotojas MGAMA portale nematys net paties meniu punkto "Komandiruotės".
Vartotojams arba jų grupei, kuriems nereikalingas komandiruočių modulis, parametre MGAMA_KO_TIP priskiriama reikšmė "-":
- aprašomas dokumentų skaitliukas : modulis - "Personalo operacijos", Dok. tipas – "Komandiruotės",
- patikrinama ar etatai padalinyje aprašymuose užpildytas laukas "Pavadinimas" (jis MGAMA aplikacijoje rodomas pareigų aprašyme) ir "Tiesioginis vadovas" (jam bus pateikiami tvirtinimui skirti dokumentai).
Prašymo pateikimas
Komandiruočių prašymo pateikimui vartotojas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir pasirenka "Komandiruotės":
Komandiruočių prašymo pateikimui spaudžiamas mygtukas "Komandiruotės prašymas" , atsidariusi forma užpildoma ir pateikiama.
Komandiruotės tipas – rodomi pasirinkimui skirti algos klasifikatorių pavadinimai (išvardinti parametro MGAMA_KO_TIP - "MGAMA komandiruočių tipai" aprašyme).
Data nuo – iki – nurodomas komandiruotės dienų intervalas. Standartiškai nurodytas komandiruotės intervalas nėra tikrinamas, todėl leidžiama įvesti bet kokias datas.
Vieta – parenkama iš personalo klasifikatorių sąraše aprašytų vietų.
Vietos pavadinimas – papildomas ir patikslinamas klasifikatoriaus pavadinimas.
Komentaras – laisvos formos neprivalomas laukas.
Paspaudus mygtuką "Pateikti", komandiruotės prašymas pateikiamas.
Ar tvirtinimui pateiktą komandiruotės prašymą galima atšaukti, iš kokios būsenos galimas atšaukimas, priklauso nuo būsenų aprašymo: personalo operacijų (tipas "Komandiruotės") būsenų aprašymas.
Pagal nutylėjimą, pateiktų komandiruotės prašymų atšaukti negalima.
Jeigu galimybė atšaukti komandiruotės prašymą yra, tai darbuotojas, atidaręs prašymą, mato mygtuką "Atšaukti komandiruotę" ir gali juo pasinaudoti.
Pateikus prašymą, automatiškai susikuria personalo operacija su tipu "Komandiruotės“ ir rūšimi "Prašymas“. Jos būsena "Tvirtina vadovas" . Ant būsenos dukart paspaudus pelyte galima pamatyti sugeneruotas būsenos tvirtinimo operacijas.
Būsenos operacija su vartotojo kodu # ir pavadinimu "Vartotojas pats gali atšaukti operaciją" sugeneruojama tik tuo atveju, jeigu būsenos aprašyme suteiktas leidimas darbuotojui atšaukti atostogų prašymą.
Automatiškai suformuojama patvirtinta būsenos operacija vartotojui, kuris pateikė prašymą. Ji reikalinga tam, kad vartotojas MGAMA tvirtinimų istorijoje matytų visus tvirtinimui pateiktus dokumentus, nepriklausomai ar jie buvo patvirtinti, atšaukti, ar visai išmesti.
Tvirtina vadovas
Vadovas elektroniniu paštu informuojamas apie patvirtinimui atsiųstą naują dokumentą.
Vadovas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir sąraše "Tvirtinimai" mato tvirtinimui pateiktų dokumentų sąrašą:
Atidarius operaciją, pasimato komandiruotės prašymo turinys:
Vadovas prašymą patvirtina arba atmeta.
Personalo operacijos rūšis pasikeičia į "Dokumentas", o būsena į "Patvirtinta".
Ar operacija automatiškai perkeliama, ar lieka neperkelta, priklauso nuo būsenos aprašymo.
Pateiktų prašymų peržiūra
Prisijungęs į MGAMA portalą, vartotojas visada gali pasižiūrėti pateiktų prašymų būseną ir tvirtinimo istoriją:
Būsimos komandiruotės - išvardinamos komandiruotės, kurioms yra pateikti prašymai ir kurių pradžia vėlesnė nei einamoji diena.
Paspaudus mygtuką "Komandiruotės", pasimato Komandiruočių istorija.
Komandiruočių istorijoje parodomos visos Rivile GAMA programoje esančios personalo operacijos, kurių tipas "Komandiruotės".
Tvirtinimai -> Tvirtinimų istorija parodomi visi tvirtinimui teikti prašymai ir jų tvirtinimo eiga :
- "Patvirtinta" pažymėti visi tvirtinimui pateikti, tvirtinami arba jau patvirtinti prašymai, išskyrus tuos, kuriuos atšaukė pats vartotojas. Kokia dokumento būsena, ar prašymas patvirtintas, ar atmestas, matosi atsidarius įrašą.
- "Atmesta" pažymėti prašymai, kuriuos atšaukė pats vartotojas.
Tvirtinimų istorijoje parodomi visi pateikti komandiruočių prašymai, tame tarpe ir tie, kurie buvo pateikti, bet dėl tam tikrų priežasčių išmesti Rivile GAMA programoje.