MGAMA - priėmimo į darbą procesas - veikimo principai
- Personalo darbuotojas Rivile GAMA programoje įveda priėmimo operaciją ir patvirtina.
- Tvirtinimo metu pagal šabloną sugeneruojama WORD priėmimo sutartis, kurią personalo darbuotojas, priklausomai nuo specifikos, dar gali pakoreguoti.
- Word dokumentas konvertuojamas į PDF ir atiduodamas Mark Sign elektroniniam pasirašymui. Pasirašymo nuorodą vadovas gauna per MGAMA, darbuotojas - tiesiai iš Mark Sign.
- Po vadovo ir darbuotojo pasirašymo dokumentas automatiškai atsisiunčiamas su visais parašais ir prisegamas prie priėmimo operacijos.
- Jeigu dokumentas nebuvo siunčiamas pasirašymui elektroniniu parašu, tai nuskenuotą ranka pasirašytą dokumentą personalo darbuotojas prisega prie operacijos.
- Siunčiama informacija IT administratoriui, kad sukurtų leidimus prie reikiamų sistemų ir darbinį el. pašto adresą. IT administratorius atlieka nurodytus veiksmus ir patvirtina.
- Personalo darbuotojas pakoreguoja naujo darbuotojo personalo kortelę, sukuria jam MGAMA vartotojo prisijungimą.
- Per MGAMA aplikaciją darbuotojas gauna susipažinimui skirtus dokumentus.
Priėmimo operacijos įvedimas
Servisas -> Personalas -> Personalo operacijos
Įvedama nauja priėmimo operacija. Plačiau apie priėmimo operacijas aprašyta Darbuotojo priėmimas personale.
Darbuotojo personalo kortelėje turi būti nurodytas jo asmeninis el. pašto adresas, kuriuo jam bus išsiunčiamas pranešimas pasirašyti darbo sutartį.
Priėmimo operacija išsaugoma, pažymima "v" ir paspaudžiamas mygtukas "Būsenos patvirtinimas".
Susiformuoja darbo sutarties WORD dokumentas, kurį galima atsidaryti, peržiūrėti ir, esant reikalui, pakoreguoti.
Sugeneruota sutartis
Jeigu darbo sutarties WORD dokumentas pilnai sutvarkytas, patvirtinama būsena "Sugeneruota sutartis".
Jeigu tai daroma pirmą kartą, automatiškai susikuria parametras "Mark Sign API raktas" (MARKSIGN_API) ir atsiranda pranešimas "Neužpildytas MARKSIGN_API" parametras.
Servisas-> Administravimas ->Parametrai
Surandamas parametras MARKSIGN_API ir jame įvedamas Mark Sign API raktas.
Užpildžius nurodytą parametrą, būsenos tvirtinimas pakartojamas.
Būsenos patvirtinimo metu atsiranda paklausimas "Ar sutartis bus pasirašoma el. parašu?"
Atsakius "Taip", vadovas ir darbuotojas gauna pranešimus apie galimybę pasirašyti sutartį elektroniniu parašu.
Atsakius "Ne", klausiama "Ar sutartis jau pasirašyta?"
Jeigu dokumentas nebuvo siunčiamas pasirašymui elektroniniu parašu, tai nuskenuotą ranka pasirašytą dokumentą personalo darbuotojas prisega prie operacijos.
Kai toks dokumentas prisegtas, atsakoma "Taip" , ir susikuria būsena "Informacija IT administratoriui".
Pasirašo vadovas
Vadovas elektroniniu paštu informuojamas apie patvirtinimui atsiųstą naują dokumentą.
Vadovas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir sąraše "Tvirtinimai" mato pasirašymui el. parašu pateiktą darbo sutartį
Jeigu vadovas dokumentą atmeta, spaudžia mygtuką "Atmesti" ir nurodo atmetimo priežastį. Jeigu dokumentas buvo atmestas, toliau jokios operacijos nebesiformuoja.
Jeigu dokumentą tvirtina, tai pirmiausia jį pasirašo el. parašu.
Paspaudus "Pasirašyti el. parašu", atsidaro prisijungimo prie Mark Sign langas. Pasirinkus prisijungimo būdą atliekama pasirašymo el. parašu procedūra:
Dokumentą pasirašius el. parašu, paspaudžiamas mygtukas "Pasirašyta".
Personalo operacijos būsena pasikeičia į "Pasirašo darbuotojas".
Pasirašo darbuotojas
Darbuotojas personalo kortelėje nurodytu elektroniniu paštu informuojamas apie pasirašymui atsiųstą naują dokumentą.
Darbuotojas paspaudžia "Pasirašyti" ir, prisijungęs į Mark Sign, pasirašo dokumentą.
Įmonė el. paštu gauna informacija apie pasirašytą dokumentą. Gavus šią informaciją, priėmimo operacija pažymima "v" ir paspaudžiamas mygtukas "Būsenos patvirtinimas". Tai atlieka personalo darbuotojas, kuriam suteikta teisė tvirtinti būseną "Pasirašo darbuotojas".
Prie operacijos automatiškai prisisega el. parašais pasirašytas PDF dokumentas.
Informacija IT administratoriui
IT administratorius elektroniniu paštu informuojamas apie jam atsiųstą naują dokumentą.
IT administratorius savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir sąraše "Tvirtinimai" mato pranešimą apie priimamą naują darbuotoją.
Lauke "Pastaba" parašyta kokius veiksmus turi atlikti IT administratorius, pvz., "Komentare nurodyti sukurto el. pašto adresą".
Norint IT administratoriui perduoti kitokį pranešimą, koreguojama būsenos aprašyme nurodyta programa.
IT administratorius naujam darbuotojui sukuria el. pašto adresą ir atlieka kitus veiksmus, reikalingus priimant naują darbuotoją.
IT administratorius komentaro lauke įrašo darbuotojui sukurto el. pašto adresą ir paspaudžia mygtuką "Atlikta".
Personalo kortelėje įvestas asmenis el. pašto adresas automatiškai pasikeičia į IT administratoriaus sukurtą el. pašto adresą.
Galima aprašyti būsenos parametrus taip, kad toks automatinis pasikeitimas neįvyktų , o IT administratoriaus sukurtas el. pašto adresas atsirastų pastabų ar kuriame nors kitame lauke.
Sukuriamas MGAMA vartotojas
Personalo kortelėje priskiriamas MGAMA vartotojas: MGAMA vartotojų kūrimas . Po to patvirtinama priėmimo operacijos būsena "Sukuriamas MGAMA vartotojas". Tai atlieka tokias teises turintis personalo darbuotojas.
Dokumentai susipažinimui
DVS operacijų sąraše iš anksto aprašomi ir išsaugomi dokumentai, kurie bus siunčiami susipažinimui visiems naujiems darbuotojams.
Personalo darbuotojas patvirtina būseną "Dokumentai susipažinimui", ir darbuotojas elektroniniu paštu informuojamas apie susipažinimui atsiųstus dokumentus.
Darbuotojas savo vardu jungiasi į MGAMA portalą https://mgama.rivile.lt/login ir tvirtinimų sąraše randa susipažinimui paruoštus dokumentus:
juos atidaro, perskaito ir patvirtina apie tai, paspausdamas mygtuką "Patvirtinti":
