PDF dokumento pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu

PDF dokumentai gali būti pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Parašo identifikavimui naudojamos specialios platformos, tokios kaip Mark ID, Dokobit.

Servisas -> CRM -> CRM operacijos

Pagrindiniai žingsniai:

  1. Suformuojama CRM operacija su užduotimi "PDF dokumento el. pasirašymas" . Joje prisegamas pasirašymui paruoštas PDF formato dokumentas arba nuoroda į jį.
  2. CRM operacija perkeliama. Operacijos perkėlimo metu dokumentas siunčiamas pasirašymui.
  3. Menedžeris į savo elektroninį paštą gauna pranešimą, kad reikia pasirašyti dokumentą. Jis jungiasi prie pasirašymo paskyros ir dokumentą pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu.
  4. Kliento asmuo į savo elektroninį paštą gauna pranešimą, kad jam reikia pasirašyti dokumentą. Jis jungiasi prie pasirašymo paskyros ir dokumentą pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu.
  5. CRM operacijų lange užprogramuojamas klavišas, kurį paspaudus atnaujinama pasirašytų dokumentų informacija: jungiamasi prie atitinkamų paskyrų ir paimami klientų pasirašyti dokumentai. Jeigu tokių yra:
    • CRM operacijų sąraše automatiškai susikuria operacija su užduotimi "Sutartis pasirašyta",
    • DVS operacijų sąraše automatiškai susikuria DVS operacija su prisegtu pasirašytu dokumentu,
    • Sugeneruojamas ryšys tarp tų dviejų operacijų.

1. CRM operacijos su pasirašymui paruoštu PDF dokumentu suformavimas

CRM operacijų sąraše suformuojama CRM operacija su užduotimi "PDF dokumento el. pasirašymas".

Operacija gali būti įvedama rankomis, gali būti automatiškai sugeneruojama perkeliant CRM, pardavimo, pirkimo ar kitokių tipų operacijas, tvirtinant sutarčių būsenas ir pan. - viskas priklauso nuo bendro darbo modelio.

Pavyzdžiui, CRM operacijų sąraše gali būti įvesta sutarties sudarymo operacija, kurios tolesnis žingsnis būtų "PDF dokumento el. pasirašymas" :

pasi_001

Pirmą kartą perkėlus tokią operaciją, sutarčių sąraše sugeneruojama pardavimo sutartis, o prie CRM operacijos prisegama nuoroda į DOC formato dokumentą.

Ją perkėlus antrą kartą, susiformuoja nauja CRM operacija, kurios užduotis yra "PDF dokumento el. pasirašymas" su prisegta nuoroda į PDF formato dokumentą:

pasi_002

Priklausomai nuo darbo modelio, ši operacija galėjo atsirasti ir kitokiu būdu. Paprasčiausias būdas - suvedimas rankomis CRM operacijų sąraše.

Prie šios CRM operacijos būtinai turi būti prisegtas pasirašymui skirtas dokumentas arba nuoroda į jį.

2. PDF dokumento siuntimas pasirašymui

CRM operacija su užduotimi "PDF dokumento el. pasirašymas" pažymima "v" ir perkeliama.

Perkėlimo metu atsidaro parašo identifikavimui naudojamos paskyros prisijungimo langas :

pasi_003

Pasirenkamas tinkamas prisijungimo būdas ir suvedama prisijungimui reikalinga informacija. Dokumentas įkeliamas pasirašymui.

3. Dokumento pasirašymas siuntėjo pusėje

Menedžeris į savo elektroninį paštą gauna pranešimą, kad reikia pasirašyti dokumentą. Jis jungiasi prie pasirašymo paskyros ir pasirašo dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Prisijungimui ir dokumento pasirašymui jis suveda visą reikalingą informaciją. Kiekvienas dokumentas pasirašomas atskirai.

4. Dokumento pasirašymas gavėjo pusėje

Kliento asmuo į savo elektroninį paštą gauna pranešimą, kad jam reikia pasirašyti dokumentą. Jis jungiasi prie pasirašymo paskyros ir dokumentą pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Prisijungimui ir dokumento pasirašymui jis suveda visą reikalingą informaciją. Kiekvienas dokumentas pasirašomas atskirai.

5. Pasirašytų dokumentų nuskaitymas

CRM operacijų lange paspaudžiamas tam tikslui užprogramuotas klavišas.
Jeigu naujų pasirašytų dokumentų nėra, rodomas pranešimas:

pasi_004

Jeigu yra naujų pasirašytų dokumentų, tada atsiranda pranešimas:

pasi_005

Kiekvienam pasirašytam dokumentui:

  • susikuria nauja CRM operacija, kurios užduotis "Sutartis pasirašyta":

pasi_008

  • DVS operacijų sąraše susikuria nauja DVS operacija, į kurią galima patekti paspaudus mygtuką "Analitinė operacija":

    pasi_007

    Šioje operacijoje yra prisegtas pasirašytas dokumentas:

    pasi_009

    Paspaudus klavišą "Dokumentas" atsidaro abiem kvalifikuotais elektroniniais parašais pasirašytas dokumentas:

    pasi_010

Visi elektroniniais parašais pasirašyti dokumentai kaupiasi DVS operacijose.